Złożenie wniosku projektowego w ramach programu Horyzont Europa to wymagające zadanie, które obejmuje staranne planowanie, precyzyjne przygotowanie budżetu i umiejętność dobrej współpracy z partnerami. Jako KPK mówimy o tym zawsze na naszych szkoleniach. W ostatnich dniach Komisja Europejska opublikowała kilka syntetycznych wskazówek, które pomogą przygotować wysokiej jakości wniosek. Warto mieć je oczywiście na uwadze. Wśród rekomendacji jest też współpraca z Krajowym Punktem Kontaktowym!

Przygotowania do ubiegania się o środki unijne

TAK:

• Przed rozpoczęciem składania wniosku dokładnie zapoznaj się z programem prac programu Horyzont Europa dotyczącym interesującego Cię obszaru tematycznego, aby zrozumieć cele i wytyczne konkretnego zaproszenia do składania wniosków.
• Zapoznaj się z celami polityki Unii Europejskiej, aby spojrzeć na swoją propozycję z właściwej perspektywy.
• Daj sobie czas na dokładne zapoznanie się i zrozumienie kryteriów oceny dla konkretnego zaproszenia (konkursu, callu). Może to pomóc w zidentyfikowaniu potencjalnych słabych punktów we wniosku i usunięciu ich przed jego złożeniem. Wnioski są oceniane na podstawie kryteriów „Doskonałość”, „Oddziaływanie” oraz „Jakość i skuteczność realizacji projektu”. Sprawdź, co oznacza każdy z tych terminów.
• Sprawdź, czy zaproszenie/temat, do którego aplikujesz, rozliczany jest na zasadach lump sum (kosztów ryczałtowych) czy w oparciu o koszty rzeczywiste, ponieważ będzie to oddziaływać na zasady kwalifikowalności kosztów. Sprawdź również rodzaj działania przewidzianego dla zaproszenia/tematu: Działania koordynacyjne i wspierające (CSA); Działania w zakresie badań i innowacji (RIA), Działania w zakresie innowacji (IA) itp.
• Utwórz silne konsorcjum, zbudowane z partnerów z różnych krajów, wnoszących komplementarną wiedzę specjalistyczną w zakresie badań. Jeśli zaproszenie przewiduje taką możliwość – mile widziane byłoby zaangażowanie organizacji badawczych, władz publicznych i organizacji społecznych. Skorzystaj z sieci i narzędzi do wyszukiwania partnerów, aby znaleźć odpowiednich partnerów do projektu.
• Z wyprzedzeniem przeanalizuj zasoby ludzkie i umiejętności, jakie są wymagane do realizacji projektu i opracuj plan zapobiegający opóźnieniom we wdrażaniu projektu.
• Zapoznaj się na stronie internetowej CORDIS z wcześniejszymi i trwającymi projektami finansowanymi przez UE, aby dowiedzieć się, w jaki sposób te projekty zostały przygotowane i jak ustanowiono partnerstwa.
• Weź udział w dniach informacyjnych dotyczących konkretnego zaproszenia do składania wniosków. Są one organizowane w celu wyjaśnienia zasad każdego konkursu i stanowią doskonałą okazję do zapoznania się z tematami, na które można uzyskać finansowanie, oraz do zadawania pytań. Jeśli nie możesz uczestniczyć w dniu informacyjnym, sprawdź jego zapis wideo.
• Skontaktuj się z Krajowym Punktem Kontaktowym (KPK) w celu uzyskania pomocy.

NIE:

• Nie spiesz się! Poświęć trochę czasu na uważne zapoznanie się z wymaganiami zaproszenia, aby upewnić się, że spełniasz zasady kwalifikowalności.
• Nie działaj pochopnie przy opracowywaniu pomysłu na projekt i znajdź czas na znalezienie odpowiednich partnerów. Najlepiej byłoby zacząć szukać partnerów do projektu na długo przed datą otwarcia konkursu.
• Nie aplikuj w ostatniej chwili, aby uniknąć niepotrzebnych błędów lub problemów technicznych. Miej plan i trzymaj się go, aby mieć pewność, że zdążysz na czas. Możesz ponownie otwierać i poprawiać swój projekt wniosku tak często, jak chcesz, przed upływem terminu składania wniosków.

Jak prawidłowo sformułować i zaplanować wniosek

TAK:

• Skonstruuj swój wniosek w logiczny i spójny sposób. Nakreśl ogólną metodologię projektu i zorganizuj wszystkie elementy projektu. Pomoże to dostosować go do celów konkretnego zaproszenia i kryteriów oceny.
• Weź pod uwagę inne wymagania, które są uwzględniane podczas oceny projektów, jak multidyscyplinarność (komplementarność wiedzy partnerów), włączenie nauk społecznych i humanistycznych, czy Open Science.
• Pamiętaj, że budżet musi odpowiadać nakładowi pracy w różnych pakietach roboczych, tak aby projekt był wykonalny pod względem czasu i zasobów finansowych.
• Utwórz harmonogram całego procesu tworzenia wniosku, w tym konkretnych zadań, rezultatów, odpowiedzialności i terminów. Będziesz mieć pewność, że wszystko zostanie zakończone przed terminem.
• Skorzystaj z wytycznych i szablonów odpowiednich dla programu finansowania, o który się ubiegasz, dostępnych w systemie składania wniosków na portalu Funding and Tender Opportunities. Użycie prawidłowego szablonu wniosku jest warunkiem dopuszczalności wniosku.

NIE:

• Nie zawieraj w swoim projekcie zbyt wielu lub zbyt ambitnych celów.
• Staraj się zachować klarowność wniosku.
• Nie używaj modnych słów. Spróbuj opisać swój projekt w realistyczny sposób.
• Nie zapomnij przedstawić we wniosku kwestii związanych z etyką i bezpieczeństwem. Wszyscy kandydaci są zobowiązani do przeprowadzenia samooceny etycznej dotyczącej ich wniosku, niezależnie od tego, czy uważają, że proponowana przez nich praca budzi wątpliwości natury etycznej, czy nie.
• Pamiętaj, aby wyjaśnić, w jaki sposób uwzględnisz wymiar płci w swoich badaniach, jeśli jest to wymagane.
• Nie zapomnij przygotować z dużym wyprzedzeniem i przedłożyć szczegółowy Plan Równości Płci (GEP). Jest to obowiązkowe dla podmiotów prawnych z państw członkowskich i krajów stowarzyszonych, które są organami publicznymi, organizacjami badawczymi lub instytucjami szkolnictwa wyższego. W przypadku tych podmiotów prawnych, GEP będzie musiał obowiązywać w momencie podpisania umowy o finansowanie. Dowiedz się więcej o wymiarze płci w badaniach i równouprawnieniu płci.
• Nie przekraczaj limitu stron. W przypadku Działań w zakresie badań naukowych i innowacji (Research and Innovation Actions – RIA) oraz Działań w zakresie innowacji (Innovation Action – IA) długość może wynosić maksymalnie 45 stron; w przypadku Działań koordynujących i wspierających (Coordinations and Support Action – CSA) limit wynosi 30 stron; we wniosku na I etapie oceny jest to maksymalnie 10 stron; w przypadku zaproszeń do projektów lump sum limit wynosi 50 stron dla RIA/IA i 33 strony dla CSA.

Kryterium „Oddziaływanie” (Impact)

TAK:

• Przedstaw w klarowny sposób znaczenie wyzwania, któremu projekt ma sprostać i to, dlaczego należy się nim teraz zająć. Przedstawione argumenty powinny pokazywać, dlaczego i dla kogo dana kwestia ma znaczenie.
• Wyjaśnij, w jaki sposób skutki projektu będą długoterminowo oddziaływać na rynek, przemysł, technologię, środowisko lub ogólnie na społeczeństwo.
• Przewiduj nowatorskie badania i podejście interdyscyplinarne, multidyscyplinarne lub transdyscyplinarne.
• Zastanów się, w jaki sposób Twój projekt może przyczynić się do osiągnięcia oczekiwanych rezultatów i efektu oddziaływania.
• Wyjaśnij, w jaki sposób będziesz przestrzegać zobowiązań prawnych. Zapoznaj się ze wzorem umowy o dofinansowanie programu Horyzont Europa i obejrzyj ten film, aby dowiedzieć się więcej o zobowiązaniach prawnych.
• Wykaż, że konsorcjum jest dobrze przygotowane do realizacji projektu. Podkreśl zdolności organizacji i osób kierujących projektem, dobrze ustrukturyzowany plan zarządzania projektem, jasny podział ról, skuteczne strategie rozpowszechniania i komunikacji oraz podejście do ograniczania ryzyka. Kryteria kwalifikowalności określają minimalną wielkość konsorcjum, ale nie określają wielkości maksymalnej. Należy jednak pamiętać, że projekt musi być możliwy do zarządzania.
• Zaplanuj działania, aby zwiększyć oddziaływanie skutków projektu. Poznaj różnice między komunikacją, rozpowszechnianiem i wykorzystywaniem jego rezultatów.

NIE:

• Nie parafrazuj Programu Pracy. Przełóż go na swój wniosek.
• Nie zapomnij jasno wykazać związku między celami, działaniami w ramach projektu i oczekiwanymi rezultatami.
• Nie należy mylić terminów: wyniki, wyniki badań, rezultaty i oddziaływanie.
• Wynikiem (results) jest to, co jest generowane podczas realizacji projektu (np. know-how, innowacyjne rozwiązania, algorytmy, dowód wykonalności, nowe modele biznesowe, zalecenia dotyczące polityki, wytyczne).
• Wyniki badań (research output) odnoszą się do wyników działań, do których można uzyskać dostęp w postaci publikacji naukowych, danych lub innych opracowanych wyników i procesów, takich jak oprogramowanie, algorytmy, protokoły i notatniki elektroniczne.
• Rezultaty (outcomes) projektu to oczekiwane średniookresowe efekty projektów w danym temacie. Wyniki projektu, wspierane w szczególności przez środki służące ich rozpowszechnianiu i wykorzystywaniu, powinny przyczynić się do osiągnięcia tych rezultatów. Rezultaty zwykle pojawiają się w trakcie lub krótko po zakończeniu projektu.
• Oddziaływanie projektu (impact) to szerszy długofalowy wpływ na społeczeństwo (w tym na środowisko), gospodarkę i naukę. Oddziaływanie występuje zwykle jakiś czas po zakończeniu projektu.

Źródło: Komisja Europejska