Sektor usług doradczych pełni niewątpliwie ważną rolę w obszarze pozyskiwania dofinansowania ze środków UE. Usługi wsparcia w procesie przygotowywania wniosków o dofinansowanie oferuje wiele firm, w tym także specjalistów prowadzących jedno- lub kilkuosobowe firmy doradcze. Takich organizacji działa na polskim i europejskim rynku coraz więcej. To świetnie! Zmieniające się dynamicznie warunki niejako wymuszają powstawanie nowych usług. Jeśli wniosek ma skutecznie konkurować z dziesiątkami, a nierzadko setkami innych wniosków, składanych w tym samym konkursie przez innowatorów z całej Europy – a z taką właśnie sytuacją mierzą się aplikujący w konkursie EIC Accelerator – warto sięgnąć po pomoc profesjonalistów. Niestety, ten bardzo szybko rosnący rynek stanowi także niekiedy pokusę dla nieetycznych zachowań i kreuje pole do potencjalnych nadużyć.

Sieć Krajowych Punktów Kontaktowych (KPK) jest główną strukturą udzielającą wskazówek, praktycznych informacji i pomocy we wszystkich aspektach uczestnictwa w programie Horyzont Europa. Krajowe Punkty Kontaktowe (NCP – National Contact Points) to eksperci z niezależnych organizacji, którzy udzielają wnioskodawcom informacji w ich języku ojczystym. Polski KPK to zespół 50 ekspertów, funkcjonujący jako Dział w NCBR.

KPK znajdują się we wszystkich krajach UE i państwach stowarzyszonych i mogą pomóc:

• sprawdzając, czy Twój pomysł pasuje do programu
• dostarczając informację zwrotną i wskazówki, jak ulepszyć wniosek przed złożeniem dokumentów aplikacyjnych
• przygotować się do wszystkich etapów oceny (szkolenia, warsztaty, próbne panele, bieżące konsultacje i kontakt z KE).

Wszystkie te usługi KPK są zawsze bezpłatne.

Eksperci KPK dysponują informacjami z pierwszej ręki pochodzącymi ze spotkań Komitetu Programowego EIC (wyniki konkursów, planowanie konkursów na kolejne lata, itp.), spotkań i dedykowanych szkoleń organizowanych przez Komisją Europejską. Tą wiedzą niezależni konsultanci nie dysponują.

KPK nie oferuje jednak usługi polegającej na pisaniu wniosków, zatem jeśli firma nie czuje się na siłach wypełniać dokumentacji aplikacyjnej samodzielnie, zasadne jest szukanie wsparcia firm doradczych.

Wyboru firmy konsultingowej należy zawsze dokonywać rozważnie. Rosnąca popularność konkursów europejskich powoduje nowe zjawisko: pojawienie się nieetycznych firm doradczych, które – bazując na łatwowierności klientów, dopuszczają się oszustw. Wsparcie firmy doradczej w procesie aplikacyjnym w konkursach Horyzontu Europa polega zwykle na kompleksowej pomocy w całym procesie: od rozpoznania potrzeb i możliwości, poprzez przygotowanie i złożenie wniosku, a także monitoring otrzymywanych z Komisji Europejskiej wiadomości zwrotnych i całościową opiekę nad wnioskodawcą. Oczywiście nic w wymienionej liście usług nie jest niewłaściwe – z jednym zastrzeżeniem – te usługi niekiedy bywają fikcyjne i to w sposób, który potrafi czasem zaszokować.

Jako KPK aktywnie wspieramy polskich aplikujących, niestety spotykamy także nieetycznych doradców, którzy oszukują polskie firmy. Bazując na naszych obserwacjach i doświadczeniach naszych klientów z ostatnich kilku miesięcy przygotowaliśmy przewodnik – jak nie dać się oszukać. Zapraszamy do zapoznania się z poniższymi zaleceniami:

Co powinno zwrócić uwagę i wzbudzić czujność w pierwszym kontakcie z firmą doradczą?

• Strzeż się (zbyt) wielu szans i możliwości naraz. Częstą praktyką nieuczciwych firm jest przekonywanie zleceniodawcy do możliwości złożenia wielu projektów w kilku konkursach w ciągu krótkiego czasu. Typowym uzasadnieniem jest pozornie logiczna konstatacja: im więcej projektów się złoży, tym statystycznie większa szansa na sukces. Prawdziwym uzasadnieniem jest jednak próba wyłudzenia większej kwoty – opłaty za kilka wniosków jednocześnie. Co więcej, niekiedy zabraniają tego zasady konkursu (tak jest m.in. w EIC Accelerator).
• Unikaj firm, które starają się pozostać anonimowe. Nie ma na ich stronie www żadnych nazwisk, adres mailowy jest umiejscowiony na popularnych, ogólnodostępnych domenach (typu .gmail; wp.pl itp.), a nie na dedykowanym serwerze firmowym? Jedyny kontakt to telefon komórkowy? Sytuacja jest podejrzana.
• Oceń swoje szanse. Firma zgadza się przygotować wniosek bez dokładnego zapoznania się z projektem? Już powinna zapalić się czerwona lampka. Horyzont Europa to specyficzny program. Nie każdy projekt spełnia kryteria konkursów. Dobry konsultant będzie wiedział, jak te kryteria rozumieć, dlatego zanim zgodzi się na współpracę, zrobi dokładne rozeznanie.
• Sprawdź sposób płatności. Rzetelne i skuteczne firmy konsultingowe bazują na opłatach podzielonych na dwie części: większa to success fee (którą zapłacisz dopiero po zakończonym sukcesem procesie aplikacyjnym), mniejsza opłata bazowa obejmuje przygotowanie i złożenie wniosku. Jeśli firma oczekuje dużej kwoty już na początku współpracy (np. na etapie short proposal w EIC Accelerator), nie rokuje to najlepiej.
• Dodatkowo, warto pamiętać, że koszt consultingu/przygotowania projektu nie jest kosztem kwalifikowanym. Tym samym nie ma możliwości wpisania tych kosztów w budżet projektu EIC.
• Nie bądź leniem, nie idź na łatwiznę! Ogromne podejrzenia powinna wzbudzić propozycja usługi sprowadzająca się do wizji: „my napiszemy wniosek i go złożymy, a Wy czekajcie na przelew z Komisji Europejskiej”. To nie tak działa! Jeśli chcesz aplikować z sukcesem, musisz aktywnie uczestniczyć w całym procesie, współpracować z konsultantem od samego początku do końca projektu. Żadna firma doradcza za Ciebie tego (dobrze) nie zrobi. Dobry konsultant będzie za to wiedział, jak odpowiednio przedstawić projekt ewaluatorom.

Jak się zatem chronić?

1. Sprawdź firmę i jej doświadczenie: zweryfikuj informacje w KRS oraz CEIDG, sprawdź doświadczenie członków zespołu, poproś o referencje.
2. Zweryfikuj w polskim KPK (www.kpk.gov.pl) skuteczność danej firmy w pozyskiwaniu finansowania w konkursach Horyzont Europa. Zapytaj, z jakimi projektami firma współpracowała dotychczas oraz poproś o akronimy projektów, dla których przygotowywano wnioski oraz pozyskano finansowanie. Z takimi informacjami zwróć się do ekspertów KPK z prośbą o ich potwierdzenie.
3. Zadbaj o dostęp do platformy. Pamiętaj: to Ty jako wnioskodawca i właściciel projektu jesteś stroną dla organizatora konkursu (Komisji Europejskiej, czy też jej agencji, np. EISMEA w przypadku konkursów EIC), zatem nie wolno dopuścić do sytuacji (z którą mieliśmy już kilka razy do czynienia), kiedy to wnioskodawca nie ma dostępu do systemu informatycznego, w którym składane są wnioski, a wszystkie informacje od KE otrzymuje za pośrednictwem konsultanta. W efekcie konsultant może decydować, które informacje przekazuje, a które woli zachować dla siebie. Pamiętaj: nie ma żadnych powodów – formalnych, prawnych ani technicznych, które uzasadniałyby odmówienie Ci dostępu do platformy przez konsultanta.
4. Zadbaj o umowę. Przeczytaj umowę bardzo dokładnie, a najlepiej zleć to zadanie prawnikowi. Choć bywa to czaso- i kosztochłonne, jest to jedyny sposób na uniknięcie problemów. Zwróć uwagę szczególnie na zapisy dotyczące zasad płatności, strukturę udziałową firmy oraz prawa do IP (tak, zdarzają się sytuacje, kiedy konsultanci próbują przejąć prawa własności intelektualnej do projektu!).
5. Zapoznaj się z podstawowymi informacjami na stronie konkursu, poznaj formalne zasady aplikowania. Dlaczego warto to zrobić? Drastycznym przykładem jest sytuacja, z którą także się spotkaliśmy: konsultanci składali w imieniu zleceniodawcy kilka projektów w konkursie, w którym formalnie jest to niedopuszczalne, lub składali wnioski niespełniające kryteriów formalnych, które odpadły jeszcze przed oceną merytoryczną. Najbardziej „kreatywne” firmy wymyślają nazwy nieistniejących konkursów, do których składają spreparowane wnioski.

Jak widać, możliwości do nadużyć jest sporo i łatwo jest paść ofiarą oszustwa w tym obszarze. Jako Krajowy Punkt Kontaktowy przekażemy Ci wiarygodne informacje o aktualnych konkursach oraz poinformujemy o formalnościach związanych z aplikowaniem o środki UE. Pomożemy także zweryfikować potencjał Twojego pomysłu projektowego i określić optymalną ścieżkę ubiegania się o dofinansowanie. Zróbmy to razem, spokojnie i bezpiecznie. W tej grze gramy do jednej bramki.

Zapraszamy do kontaktu z Krajowym Punktem Kontaktowym ds. Horyzontu Europa. Można do nas zadzwonić, napisać, a także umówić się na spotkanie.