Podstawową formą realizacji projektów w programie Horyzont Europa nadal pozostaje finansowanie na podstawie kosztów rzeczywistych. Jednakże, w coraz większym stopniu beneficjenci mają do czynienia również z projektami rozliczanymi ryczałtowo (lump sum).
Finansowanie ryczałtowe zaczęto stosować w programach ramowych od 2018 roku. W pierwszych latach system ten był przez Komisję Europejską (KE) testowany i jedynie niewielka liczba projektów pilotażowych była finansowana w formie ryczałtu. Jednak w programie Horyzont Europa, szczególnie w konkursach z 2023 roku, pojawiło się zdecydowanie więcej tego typu projektów, co powoduje rosnące zainteresowanie beneficjentów jego zasadami.
Lump sum – aby uprościć rozliczenia w grantach
Finansowanie ryczałtowe zostało wprowadzone w celu ograniczenia skali błędów administracyjnych i finansowych – upraszcza bowiem realizację projektów, eliminując konieczność raportowania rzeczywistych kosztów. Powoduje to łatwiejszy dostęp do programu, zwłaszcza dla małych organizacji i nowicjuszy, którym często brakuje doświadczenia i możliwości radzenia sobie ze złożonymi zasadami związanymi z rozliczaniem projektów zgodnie z kosztami rzeczywistymi.
Kwoty ryczałtowe są ustalane z góry (zazwyczaj na podstawie szczegółowego budżetu przedstawionego przez konsorcjum na etapie składania wniosku projektowego) i są zapisane w umowie o dofinansowanie. Są one wypłacane po zakończeniu działań w poszczególnych pakietach pracy (work package – WP).
Pod względem sprawozdawczości finansowej realizacja projektu w systemie lump sum została radykalnie uproszczona, natomiast rozpisanie budżetu na etapie składania wniosków projektowych jest bardziej szczegółowe niż w projektach standardowych. Wymaga to zwiększonego wysiłku ze strony beneficjentów; weryfikacja budżetu przez osoby oceniające wnioski (ewaluatorów wybranych przez Komisję Europejską) jest również bardziej wymagająca.
Ocena wniosków w przypadku lump sum
Aby umożliwić ewaluatorom orientację w poziomie wynagrodzeń oraz ocenę, czy budżet przedstawiony we wniosku projektowym jest rozsądny i zasadny, Komisja Europejska przygotowała dashboard, który stanowi wskazówkę (punkt odniesienia) dla ewaluatorów oceniających budżety projektów typu lump sum. Został on opracowany na podstawie danych z projektów realizowanych w ramach programu Horyzont Europa i ukazuje średnie miesięczne kwoty wynagrodzeń w poszczególnych krajach i typach instytucji. Dashboard pozwala porównać koszty osobowe zawarte w konkretnym szacunkowym budżecie z zaakceptowanymi rzeczywistymi kosztami personelu w realizowanych projektach. Komisja Europejska zapowiada aktualizację danych w dashboardzie w trakcie trwania programu.
Warto zauważyć, że dla tej części polskich beneficjentów, którzy wprowadzili odpowiednie regulaminy wynagradzania i w programie Horyzont Europa stosują system project-based remuneration, czyli wypłacają dodatki związane z realizacją projektów, dane ujęte w dashboardzie mogą nie być adekwatne do ich sytuacji. Wynagrodzenia wypłacane przez te podmioty mogą być zasadnie większe od średnich wartości.
WAŻNE: Działania zalecane dla instytucji wypłacających dodatki związane z realizacją projektów
W przypadku zatem, gdy aktualne wynagrodzenia przekraczają wartości widoczne w dashboardzie przygotowanym przez Komisję Europejską, zaleca się, aby w zakładce komentarza w szczegółowej tabeli budżetowej zamieścić uzasadnienie wysokości stawek miesięcznych. W treści uzasadnienia należy wskazać, że poziom wynagrodzeń wypłacanych w danej instytucji związany jest z wdrożeniem stosowania dodatków projektowych zgodnie z systemem project-based remuneration.
Z materiałami informacyjnymi Komisji Europejskiej na temat lump sum można zapoznać się na stronie KE.
